Ako vyrobiť W-2, ktoré môžete dať svojim zamestnancom

Január je pre účtovné oddelenia a malých podnikateľov vždy rušný mesiac, keď pripravujú daňové doklady pre zamestnancov a ich firmy. Vyhlásenie o mzdách a daniach zamestnanca, známe ako W-2, je oficiálny dokument používaný na hlásenie zdaniteľného zárobku a výšky zrazenej dane pre sociálne zabezpečenie, zdravotnú starostlivosť a štátne a miestne samosprávy. Tento dôležitý dokument nepoužíva iba daňová služba Internal Revenue Service (IRS), ale v priebehu života zamestnanca používa jeho históriu zárobkov Správa sociálneho zabezpečenia (SSA) na určenie oprávnenosti a výhod pri odchode do dôchodku.

Pochopenie W-2

Skôr ako vyplníte akýkoľvek formulár, uistite sa, že používate ten správny. Zamestnávatelia sú povinní vyplniť formuláre W-2 za všetkých zamestnancov, ktorým vyplatili akékoľvek platby vrátane bezhotovostných platieb výmenou za služby poskytované v priebehu roka.

Aj keď nie ste oficiálnym podnikateľom, ale platíte niekomu ako zamestnancovi domácnosti, musíte za neho podať W-2. Ak ste však za prácu zaplatili dodávateľovi (nezamestnanému), budete musieť použiť iný formulár, 1099-MISC.

Veci, ktoré budete potrebovať

  • Formulár W-2 a W-3

  • Ročné údaje o mzdách

  • Údaje o ročnom odpočte

  • Softvér na spracovanie miezd

  • Tlačiareň

  1. Vyberte si svoj formát registrácie

  2. Pri ukladaní dokumentov W-2 máte dve možnosti. Na webovej stránke SSA Business Services Online môžete vyplniť papierové formuláre alebo elektronicky podať prihlášku.

  3. Papierové formuláre

  4. Ak sa rozhodnete použiť papierové formuláre, musíte si ich objednať od úradu IRS. Jednoduché online objednávanie je k dispozícii na jeho webovej stránke www. irs.gov/orderforms. Nezabudnite si objednať formulár pre správny rok; v januári budete vypĺňať formuláre za práve dokončený rok, nie za aktuálny rok. Tlačte vždy čitateľne čiernym atramentom. Týmto spôsobom môžete odoslať až 249 formulárov zamestnancov.

  5. Elektronické podanie

  6. Rýchlejším spôsobom na vyplnenie formulárov je použitie bezplatnej webovej stránky Business Services Online (BSO) prevádzkovanej SSA. Budete si musieť nastaviť účet a heslo, ktoré sa musia pravidelne meniť.

  7. Pomocou tohto systému môžete ručne zadať až 50 zamestnancov na jedno zadanie. Môžete tiež nahrať formátovaný súbor miezd pre veľký počet zamestnancov. Pokyny na formátovanie je možné stiahnuť z webovej stránky BSO.

  8. Zhromaždite informácie o mzde zamestnancov

  9. Spustite súhrnné výkazy miezd pre každého zamestnanca. Správy by mali obsahovať podrobnosti o tom, koľko peňazí sa im za celý rok platilo, ako aj o výške zrazených daní z federálnej dane z príjmu, štátnych a miestnych daní, daní zo sociálneho zabezpečenia a daní z Medicare.

  10. Zadajte údaje do každého formulára

  11. Pri vyplňovaní každého formulára W-2 postupujte podľa pokynov poskytnutých IRS. Zadáte nasledujúce informácie:

    • Meno, adresa a rodné číslo pre každého zamestnanca
    • Vaše obchodné meno, adresa, EIN (identifikačné číslo zamestnávateľa) a identifikačné číslo štátu
    • Súčty za mzdy, prepitné a iné náhrady
    • Súčty daní v každej kategórii
    • Voliteľné odklady alebo prípadne určené príspevky Roth IRA
    • Zdaniteľné náklady zamestnávateľa plateného zdravotného alebo životného poistenia, ak je uplatniteľné
  12. Pri zadávaní údajov do online formulárov údaje po každom zadaní uložte. Ak je to potrebné, môžete opustiť webovú stránku a vrátiť sa a dokončiť svoju prácu neskôr.

  13. Skontrolujte svoje dokončené W-2

  14. Po zadaní všetkých vašich zamestnancov W-2 skontrolujte presnosť. SSA odporúča tlačiť neoficiálne kópie a dať ich zamestnancom na kontrolu. Skontrolujte konkrétne pravopisné meno, správne adresy a správne čísla sociálneho zabezpečenia. Ak odošlete formuláre a neskôr nájdete chyby, budete musieť znova odoslať opravený formulár.

  15. Vytlačte a distribuujte svoje formuláre

  16. Keď je všetko overené ako správne, vytlačte si svoje W-2 a distribuujte ich svojim zamestnancom. Nezabudnite im poslať e-mail najneskôr do 31. januára, aby ste dodržali termín IRS.

  17. Odošlite formuláre na SSA

  18. Posledným krokom je podanie všetkých formulárov s formulárom SSA. Aj keď IRS a štátne a miestne samosprávy používajú W2 na overenie zárobkov, na ukladanie týchto dokumentov dohliada správa sociálneho zabezpečenia. Papierovou aj elektronickou metódou dostanete tiež W-3, čo je formulár Transmisie miezd a daňových výkazov; musí sa predložiť spolu s každou šaržou W-2.

  19. Predstavte si W-3 ako kartu „súčtu“. V každej vykazovanej kategórii za celú vašu spoločnosť uvediete všetky svoje identifikačné informácie o zamestnávateľovi a celkové sumy vyplatené alebo zadržané. Poskytnete tiež celkový počet jednotlivých W-2 odoslaných vašou spoločnosťou. W-3 slúži ako kontrola na identifikáciu akýchkoľvek chýb vo vašom príspevku.

  20. Tip

    Nevytlačte si kópiu červenej verzie formulára W-2, ktorá sa nachádza na webovej stránke IRS, a pošlite ju na adresu SSA. Formulár nie je možné skenovať a nebude akceptovaný; môžete dokonca dostať pokutu. Namiesto toho si objednajte papierové formuláre priamo z úradu IRS a pošlite ich poštou alebo elektronicky do podateľne správy sociálneho zabezpečenia prostredníctvom jej webovej stránky služieb online.