Malé podniky často uvádzajú na trh šokujúci rozpočet. Vďaka tomu je kontrola nákladov nevyhnutná pre dlhodobé zdravie spoločnosti. Jedným zo spôsobov, ako znížiť výdavky a podporiť zodpovedné výdavky, je vývoj procesu interných žiadostí o všetky nové nákupy.
Formulár žiadosti o objednávku
Formulár žiadosti o objednávku je interný dokument, ktorý zamestnanci používajú na vyžiadanie nákupu konkrétnej položky. Zamestnanec popisuje produkt a prečo je potrebný. Tento formulár sa potom odošle ďalším jednotlivcom a oddeleniam v spoločnosti na kontrolu a schválenie.
Proces rekvirácie
Proces vybavovania žiadostí je interný a líši sa medzi spoločnosťami. Typický proces žiadosti o objednávku však môže fungovať takto:
- Zamestnanec potrebuje nový prenosný počítač a získa formulár žiadosti. Opíše požadovaný notebook a v prípade potreby vysvetlí, prečo ho potrebuje. Potom požiada vedúceho katedry o podpísanie formulára žiadosti.
- Keď nadriadený podpíše formulár, môže ísť na oddelenie IT, aby sa špecialisti oddelenia mohli ubezpečiť, že počítač je kompatibilný so systémami spoločnosti a že spĺňa štandardy zabezpečenia údajov.
- Po schválení IT sa požiadavka dostane do nákupného oddelenia. Pracovníci oddelenia zaobstarajú počítač od niekoľkých maloobchodníkov a rozhodnú sa ho kúpiť od maloobchodníka, ktorý ponúka najlepšiu cenu. Nákupné oddelenie vystaví nákupnú objednávku na dodávateľa.
Výhody procesu vybavovania žiadostí
Proces vybavovania žiadosti má niekoľko výhod, dokonca aj pre malé podniky:
- Transparentnosť: Proces rekvizície vyžaduje, aby zamestnanci a ich nadriadení odôvodnili nákup. Jednoduchý proces zapísania, prečo je konkrétny produkt potrebný, môže znížiť zbytočné nákupy. Môže tiež minimalizovať nadmerné výdavky na drahé položky, keď by lacnejší produkt vyhovoval potrebám spoločnosti.
- Funkčnosť a kompatibilita: Niektoré produkty, najmä softvérová elektronika, môžu byť nekompatibilné so súčasným vybavením a systémami spoločností. Tým, že podnik požaduje, aby sa vedúci ďalších príslušných oddelení odhlásili z nákupu, znižuje alebo eliminuje potrebu vrátenia produktu, keď sa zistí, že to pre spoločnosť nie je vhodné.
- Získanie najlepšej ponuky: Nákupné oddelenia alebo referent nákupu môžu rozvíjať vzťahy s dodávateľmi a zabezpečiť preferovanú cenu mnohých produktov.
Ďalšie aspekty procesu vybavovania žiadosti
Niektoré spoločnosti nevyžadujú objednávkové formuláre pre všetky nákupy. Napríklad firma môže rozhodnúť, že nákupy položiek, ktoré stoja menej ako 100 dolárov a ktoré nie sú softvérom, počítačmi alebo perifériami, môžu byť priamo schválené a objednané vedúcim oddelenia. Proces vybavovania žiadostí môže byť pre veľmi malý podnik, ktorý má iba jedného alebo dvoch zamestnancov, nadmerný. S rastom podnikania je však vždy dobrý nápad kontrolovať nákupné procesy a implementovať nové procesy.