Vlastníci firiem zlepšujú svoj verejný obchodný obraz, keď sú ich podnikové politiky pevne stanovené pre profesionálnu komunikáciu. Je bežné, že zamestnanci sú veľmi neformálni, pokiaľ ide o obchodné e-maily. A hoci je to bežné, neformálne obchodovanie s e-mailmi nie je akceptovaným obchodným štandardom. Majitelia firiem si musia uvedomiť, že nastavenie správneho tónu nastaví tón celého listu.
Začnite pozdravom. Obmedzte možnosti oslovenia a poskytnite personálu príslušné voľby.
Štandardný pozdrav
Štandardný pozdrav je „Drahý pán (priezvisko osoby).“ A ako sa to deje v tradičnej poštovej korešpondencii, použitie štandardného pozdravu preukazuje úctu a profesionalitu. Niektorí to môžu považovať za staromódne, ale je to prijateľnejšie ako byť nechtiac urážliví.
Pozdrav, ktorý sa začína výrazom „drahý“, je nadčasový. Použite priezvisko osoby, ak ho máte, alebo ak je vzťah nový. To ukazuje úctu.
Napríklad „Drahý pán Jones“ je uprednostňovaný pred výrazom „Drahý John“. Ak si nie ste istí titulom osoby (pán, pani, pani alebo slečna) alebo priezviskom, je prijateľné použiť krstné meno. Štandardnou firemnou politikou pre zamestnancov by malo byť pokúsiť sa zistiť priezvisko príjemcu skôr, ako sa začnú uchádzať o meno.
Priateľskejší pozdrav
E-maily sa niekedy píšu s použitím menej formálnych štandardov jednoducho preto, lebo odosielateľ chce byť priateľskejší. Napríklad „Ahoj“ je priateľskejší ako „Milý“. Toto by sa mohlo použiť aj pri chladnej komunikácii, keď odosielateľ nemá meno príjemcu. Používa sa tiež s krstným menom, ako napríklad v „Ahoj Jennifer“.
Vlastník firmy môže mať konkrétne vzťahy s klientmi, pokiaľ sa to používa na formálne oslovenie, ako je definované v postupoch spoločnosti. Zamestnanci by napríklad mohli nastúpiť na palubu novej klientky a opýtať sa jej, či dáva prednosť volaniu na meno alebo priezvisko.
Profesionálny, ale srdečný
Vlastníci firiem pozri v korešpondencii text „Pozdravy“. Je to prijateľný pozdrav, ale naznačuje skôr srdečný obchodný vzťah ako formálny. Príde to ako snaha byť priateľský a odlišný, ale stále sa to považuje za formálne. Často to vidno v chladných e-mailoch alebo v korešpondencii, keď vysielajúca strana nemá s príjemcom silné vzťahy.
Pozdravy, ktorým sa treba vyhnúť
Skôr ako napíšete pozdrav, porozmýšľajte, kto si e-mail prečítal. Ak si nie ste istí, ako založiť obchodný e-mail, urobte chybu pri tradičných pozdravoch. Začínajúci e-mail „Hej“ je často viditeľný medzi mladšími zamestnancami, ktorí sa ku všetkému správajú neformálne.
Pre väčšinu obchodných situácií je to však príliš príležitostné z dôvodu možnej neúcty, ktorú pociťujú niektorí príjemcovia. Platí to najmä vtedy, keď mladší zamestnanec pošle e-mail staršiemu záujemcovi alebo obchodnému kolegovi.
Ďalším pozdravom, ktorým sa treba vyhnúť, je: „Komu sa to môže týkať,“ pokiaľ nemáte vôbec žiadnu predstavu o totožnosti príjemcu. Tento pozdrav naznačuje slepý e-mail, ktorý nemá žiadny vzťah s príjemcom. Väčšina príjemcov to okamžite vidí ako slepý e-mail a pred prečítaním ich môžu zahodiť. Napríklad „Ahoj“ je priateľskejší ako „Drahý“ a je bežnejší, keď má odosielateľ vybudovaný pozitívny vzťah s príjemcom.
Tip
Ak nemáte veľa informácií, je lepšie mať veci krátke. „Ahoj“ je lepšie ako „Drahý priateľ“, aj keď po mene „Ahoj“ nemáte meno.