Opravy a údržba sú náklady, ktoré podnik vynaloží na uvedenie majetku do predchádzajúceho prevádzkového stavu alebo na udržanie majetku v súčasnom prevádzkovom stave. Líšia sa od kapitálových výdavkov použitých na kúpu majetku. Podľa všeobecne prijatých účtovných zásad - GAAP - musíte do svojich záznamov zaznamenať výdavky na opravy a údržbu a vykázať ich vo svojich finančných výkazoch v období, v ktorom vznikli. Pokyny sú celkom priame a nižšie uvádzame postup.
Výdavky na opravy a údržbu vs. kapitálové výdavky
Kapitálové výdavky sú náklady, ktoré spoločnosti vzniknú pri kúpe majetku, predĺžení jeho životnosti alebo zvýšení jeho kapacity alebo efektívnosti. Náklady na opravy a údržbu udržiavajú iba životnosť alebo súčasný stav majetku. Rozlíšenie je všeobecne jasné, aj keď v niektorých prípadoch je potrebné uskutočniť úsudok o konkrétnom náklade.
Napríklad výmena rozbitej časti na motore je nákladom na opravu, zatiaľ čo modernizácia motora na zvýšenie kapacity stroja je kapitálovým výdavkom. Spoločnosť vynakladá naraz všetky náklady na opravu alebo údržbu, ale kapitálové výdavky vyčleňuje ako výdavok v priebehu času.
Zaznamenávanie výdavkov v správnom účtovnom období
Podľa GAAP a princípu časového rozlíšenia účtovníctva musíte zaúčtovať náklady v období, v ktorom vznikli. Obdobie, v ktorom platíte za výdavky, nemá vplyv na to, keď výdavok zaúčtujete vo svojich záznamoch. Doba opravy a doba platby sú často rovnaké, ale nie vždy to platí.
Ak napríklad opravujete motor nákladného vozidla na konci aktuálneho roka, ale plánujete opravu zaplatiť v budúcom roku, musíte náklady zaúčtovať v aktuálnom roku.
Zaznamenávanie záznamu do denníka
Ak chcete do svojich záznamov zaúčtovať náklady na opravu alebo údržbu, zúčtujte z účtu výdavkov na opravy a údržbu sumu vo výkaze v denníku. Debet zvyšuje účet výdavkov. V hotovosti alebo na účet splatný na účet pripíšte rovnakú sumu v závislosti od toho, ako zaplatíte za daný výdavok.
Úver znižuje hotovostný účet, ktorý je majetkom, ale zvyšuje splatný účet, ktorý predstavuje záväzok, o sumu, ktorú dlžíte tretej strane.
Vykazovanie výkazu ziskov a strát
Na konci účtovného obdobia spočítajte celkové výdavky na opravy a údržbu, ktoré ste za dané obdobie zaznamenali. Do časti prevádzkové náklady vo výkaze ziskov a strát napíšte „Náklady na opravy a údržbu“ a celkovú sumu ako riadkovú položku.
Ak ste napríklad mali v priebehu roka 10 000 dolárov výdavkov na opravy a údržbu, vo výkaze ziskov a strát napíšte „Výdavky na opravy a údržbu 10 000 dolárov“.
Výstraha
Usmernenie IRS a účtovné postupy GAAP sa často menia. Uistite sa, že pri účtovaní vychádzate z najnovších postupov, ktoré sú k dispozícii na účtovné a daňové účely.