Počítačové účtovnícke softvérové programy dosiahli v priebehu rokov mnoho pokrokov. Tieto programy uľahčujú majiteľom firiem život v oblasti sledovania výdavkov, prípravy daní a rastu tržieb. Účtovné softvérové programy sa stali bežnými, spoliehanie sa na počítač v celom účtovníctve má svoje výhody aj nevýhody.
Výhoda: Jednoduchosť
Väčšina podnikateľov nie je podľa účtovníctva účtovníkom ani účtovníkom, a preto je pre nich náročné robiť väčšinu účtovníckych úloh. To je miesto, kde účtovnícke softvérové programy poskytujú vlastníkovi firmy výhody. Široká škála účtovníckych softvérových programov je priateľská k spotrebiteľom. Majitelia firiem môžu vyhľadávať programy, ktoré sa ľahko inštalujú, učia sa a používajú. Mnoho programov poskytuje výzvy na zadanie typu údajov, ktoré by sa mali zadať v každej časti. Po vytvorení systému s bankovými účtami, dlhmi a predajcami stačí vlastníkovi firmy aktualizovať informácie tak, ako sú dodané.
Výhoda: Spoľahlivosť
Väčšina hlavných softvérových programov uľahčuje jeho používanie. Matematika je presná a spoľahlivá, takže vlastník firmy môže kedykoľvek presne určiť dostupné finančné prostriedky.
Výhoda: Efektívnosť nákladov
Prenájom interného účtovníka alebo outsourcing práce u účtovníka alebo účtovníckej firmy môže byť nákladné. Softvérový program má počiatočné náklady a môže vyžadovať uzatvorenie zmluvy s účtovníkom, ktorý zriadi účty a zaškolí vlastníka firmy pri používaní programu, ale rýchlo sa stáva nákladovo efektívnym. Majiteľ nemusí za nákup a nastavenie softvéru platiť nič. Väčšina programov pracuje s operačnými systémami roky a vyžaduje sa iba občasná lacná aktualizácia.
Výhoda: Schopnosť spolupracovať
Mnoho softvérových programov umožňuje vlastníkom firiem nastaviť oprávnenie, ktoré umožňuje externému účtovníkovi alebo účtovníkovi prístup k údajom. Vlastníci firiem môžu synchronizovať informácie s bankovými a úverovými účtami a importovať údaje jediným kliknutím myši. To umožňuje vlastníkom firiem rýchlo zosúladiť účty a importovať správne informácie, ktoré musia skontrolovať kľúčoví poradcovia.
Majitelia firiem by mali preskúmať najlepšie možnosti pre podnikanie. Zvážte zálohovanie buď na cloude, alebo na samostatnom pevnom disku, aby ste udržali presné záznamy, ak by nastali problémy.
Nevýhoda: Potenciálny podvod
Závislosť od počítačov niekedy vedie k väčším problémom. Vďaka väčšiemu množstvu softvérových údajov v cloude má hacker viac príležitostí získať finančné údaje o vašom podnikaní a využiť ich. To ohrozuje aktíva a vytvára potenciálnu zodpovednosť v prípade, že hackeri použijú daňovú identifikáciu zamestnávateľa na otvorenie kreditných kariet a obchodných pôžičiek. Existuje tiež riziko, že niekto v rámci podniku získa prístup k informáciám, napríklad možno ukradne peniaze z denných vkladov a pozmení údaje v programe. Majitelia firiem musia dôsledne chrániť finančné informácie.
Nevýhoda: Technické problémy
Pri práci s počítačmi môžu nastať problémy. Možno doplníte koncoročné údaje pre svojho účtovníka a dôjde k výpadku napájania. Počítače môžu získať vírus a zlyhať. Existuje tiež potenciál používateľov, ktorí nesprávne vykonávajú softvérové úlohy, s ktorými nie sú oboznámení. Ak sa používateľ pokúsi urobiť jednu vec, ale chtiac-nechtiac urobí niečo iné, môže chybu vrátiť späť.
Nevýhoda: Nesprávne informácie
Vedenie účtovníctva je len také dobré ako údaje vložené do systému. Vlastníci firiem, ktorí si nenašli čas na správne stanovenie kategórií účtov, môžu zadávať údaje a generovať nepresné prehľady.
Vlastníci firiem môžu urobiť veľa pre zmiernenie nevýhod a potenciálnych problémov spojených s počítačovým účtovníctvom pri správnom plánovaní a integrácii softvéru. Nájdite si čas na jeho správne stanovenie je jednoduchšie a lacnejšie ako snažiť sa ustúpiť, pretože keď nastane problém.