Pokyny pre postup pri písaní príručiek

Návod na použitie je užitočným nástrojom pre rôzne situácie v zamestnaní. Či už zamestnanci potrebujú vedieť, ako obsluhovať kopírovací stroj, alebo ako absolvovať požadované školenie v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia, prehľad krokov ponúka procedúrna príručka. Mnoho zamestnávateľov navrhuje kombinované príručky „politík a postupov“, ale je potrebné si uvedomiť rozdiel: politiky odrážajú pravidlá, zatiaľ čo postupy odrážajú procesy a spôsob ich dokončenia. Pri zostavovaní príručky efektívneho postupu je nevyhnutné zamerať sa na samotný postup a poskytnúť informácie, ktoré budú pre jeho vykonanie užitočnejšie pre zamestnancov.

Vlastnosti

Návod na použitie by mal byť ľahko čitateľný a ľahko použiteľný. Príručka postupov, ktorá si vyžaduje vlastnú príručku postupov, aby ste si ju mohli prečítať, žiadny zamestnanec veľmi nepoužíva. Manuál postupu by mal byť navyše konzistentný vo všetkých prvkoch vrátane štýlu, dizajnu a informácií. Príručka postupu je navrhnutá tak, aby pomohla ostatným pri splnení určitej úlohy, preto by mala byť napísaná s ohľadom na čitateľov. Popísané procesy by mali byť jasné a logické, aby ich všetci čitatelia mohli bez problémov dodržať.

Vlastnosti

Príručky k postupu sa budú líšiť v konkrétnych vlastnostiach podľa typu podrobných informácií. Väčšinou sú však efektívne príručky postupov tie, ktoré majú jasné a konzistentné formátovanie, aby čitatelia vedeli, ako postupovať podľa materiálu. Odseky by sa mali začínať a končiť bez zmätkov a čitatelia by sa nemali zaujímať, kde sa končí jeden krok a iný. Pri popisovaní krokov by autori mali používať silné slovesá akcie, aby čitatelia vedeli presne, čo majú robiť, a mali by im v prípade potreby ponúknuť vysvetlenia a možnosti. Všetky ikony, obrázky alebo grafy / grafy by mali byť zrejmé na pochopenie a mali by sa dať ľahko sledovať.

Štýl písania

Štýl písania manuálu postupu by sa mal opierať o jasný a výstižný jazyk. Všetky procedurálne informácie by mali byť presné a všetky skratky by mali byť objasnené vysvetlením v zátvorkách - napríklad „Úrad pre kontrolu potravín a liečiv (FDA)“. V príručkách postupov, ktoré budú nejaký čas v obehu, nepoužívajte konkrétne informácie, ktoré by mohli rýchlo zastarať. Mali by ste sa vyhnúť technickému jazyku a žargónu, ktoré nebudú pre väčšinu cudzie.

Dizajn

Návrh príručky postupu bude do značnej miery závisieť od druhu postupu, ktorý je načrtnutý, pre všetky príručky postupu však platia niektoré odporúčania týkajúce sa návrhu. Príručka dobrého postupu využíva veľké množstvo bieleho priestoru. To znamená, že príručka nie je preťažená tlačou, ale ponúka veľa odrážok a zalomení odsekov, aby čitateľa neodplašila. Príručky k efektívnym postupom majú tiež jasné nadpisy a podnadpisy, ako aj všetky ďalšie vhodné štítky a náčrty k mnohým bodom.

Zodpovednosti

Tí, ktorí sú zodpovední za písanie príručiek o postupoch, sú tiež zodpovední za ich pravidelné prezeranie. Ak sa materiál stane irelevantným, mal by sa odstrániť alebo aktualizovať. Ak tieto informácie nie sú efektívne pri pomoci zamestnancom, mala by sa príručka prepracovať a vylepšiť. Príručka postupu je rovnako užitočná ako práca, ktorú umožňuje čitateľom dokončiť, a ak to príručka nedokáže, autor je zodpovedný za jeho zmenu.