Minúty stretnutí nie sú len cheatom toho, čo odznelo na minulotýždňovom stretnutí zamestnancov. Zápisnice môžu byť formálne právne dokumenty, ktoré predstavujú úradný postup predstavenstva spoločnosti alebo vedenia vládneho subjektu. Pretože minúty sú oficiálnym záznamom obchodných a vládnych aktivít, oplatí sa ich efektívne rozvíjať. Ak píšete poznámky ručne na papier, môže vám pomôcť, ak máte predtlačený formulár, aby ste mohli kamkoľvek umiestniť príslušné informácie. Počítačový formulár môžete vytvoriť aj vtedy, keď so sebou na schôdzu prinesiete svoj laptop alebo elektronický notebook.
Informácie o hlavičke
Zápisnica obsahuje hlavičku s dátumom a miestom konania schôdze. V záhlaví sa zaznamenáva prítomnosť a ospravedlnená neprítomnosť osoby a obvykle identifikácia osoby, ktorá slúžila ako predsedajúci úradník a sekretár záznamu. Stretnutia, ktoré sa konajú súčasne na viacerých miestach - napríklad prostredníctvom videokonferencie -, zvyčajne zaznamenávajú účasť na základe polohy.
PRÍKLAD:
Zápisnica zo zasadnutia predstavenstva spoločnosti A-1 4. mája 2017 Miestnosť výkonnej rady, budova ústredia Robert Johnson, predseda & Kyle McGregor, tajomník nahrávky Prítomní: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Úvodný materiál
Zápisnice sa zvyčajne začínajú presným časom, ktorý predseda vlády zvolal na schôdzu. Na väčšine stretnutí sú prvými bodmi programu úvod, poznámky predsedu vlády a schválenie zápisnice z predchádzajúceho stretnutia. Zachyťte hlavné body ponúknuté počas poznámok predsedu vlády. Ak členovia ponúkli akékoľvek zmeny a doplnenia zápisnice z predchádzajúcej schôdze, zaznamenajte zmeny presne.
PRÍKLAD:
Pán Johnson zvolal schôdzu na objednávku o 14:46 hod. Po neformálnych predstaveniach Johnson oznámil, že jeho mačka nedávno porodila šesť mačiatok. Na návrh pani Hawthorne bola zápisnica z júlového stretnutia prijatá jednomyseľne s výnimkou, že slovo „truck“ v bode 15 je zasiahnuté a nahradené slovom „semi traktor“.
Program súhlasu
Aj keď má každé zasadnutie inú štruktúru, formálne schôdzky - najmä pre vládne skupiny - sa zvyčajne začínajú „agendou súhlasu“, ktorá nie je ničím iným ako sériou správ a vyhlásení, ktoré nevyžadujú hlasovanie. Program súhlasu často zahŕňa korešpondenciu, správy výborov a ďalšie informačné materiály.
Zaznamenajte hlavné body pre každý bod prerokovaný počas agendy súhlasu, identifikujte predmet rozhovoru a všetky hlavné komentáre ponúknuté členmi počas otvorenej diskusie.
PRÍKLAD:
Pani Smithová prečítala do záznamu list spoločnosti XYZ Manufacturing Company zo 4. novembra. V liste bola ocenená profesionalita prepravnej divízie pri urýchľovaní dodávok významných produktov. Pán Perez v mene divízie dopravy uviedol, že spoločnosť XYZ odviedla vynikajúcu prácu pri poskytovaní podrobných pokynov o trase.
Obchodná agenda
Akcia je predmetom obchodnej agendy - tá časť schôdze, na ktorej členovia diskutujú a hlasujú o rôznych akčných bodoch. Pri formálnych zápisniciach musí tajomník prepísať skutočný návrh, o ktorom sa hlasuje, a skutočný záznam, vrátane toho, kto hlasoval za a proti otázke. Tajomník zvyčajne zachytáva aj zhrnutie rozpravy vrátane hlavných bodov, ktoré vzniesol každý člen, ktorý vystúpil.
Z technického hľadiska neexistuje nič také ako hlasovanie za „zdržať sa“. Zdržať sa znamená vôbec nevoliť. Ľudia, ktorí si želajú zaznamenať, že nie sú za alebo nie sú proti veci, by mali hlasovať namiesto toho „prítomní“.
PRÍKLAD:
Johnson otvoril diskusiu o faktúre od spoločnosti ABC Widgets za 21 434,87 USD. Pani Hatoyama uviedla, že faktúru minulý týždeň schválil finančný výbor. Pán Michaels uviedol, že podporuje prebiehajúcu prácu s ABC Widgets. Hatoyama sa rozhodol schváliť faktúru od spoločnosti ABC Widgets, Inc., za 21 434,87 USD. Pani Sandbornová sa pridala. Motion viedol 4: 2, Hatoyama, Sandborn, Michaels a Smith boli za a Perez a Clark boli proti.
Záverečné materiály
Väčšina minút sa zvyčajne končí časom, ktorý bol prerušený. Zápisnicu podpisuje predseda parlamentu a sekretár záznamu, aj keď je tajomník hlasujúcim členom skupiny, stačí často iba jeho podpis.
PRÍKLAD:
Johnson prerušil schôdzu o 19:14 hod. Ďalšia schôdza je naplánovaná na 5. augusta o 15:00 v miestnosti výkonnej rady.
Podpísaný, Robert Johnson, predseda Kyle McGregor, sekretár nahrávky