Účtovníctvo pre malé podniky môže byť zložitou praxou, ale existuje niekoľko všeobecných účtovných zásad, ktoré vlastníkom firiem pomáhajú štruktúrovať ich účtovné postupy a viesť jasné a presné účtovné knihy. Je dôležité, aby podniky dodržiavali prax predpokladu podnikateľských subjektov, aby boli chránené nielen legálne, ale aby bol jasne vykreslený aj finančný obraz ich spoločnosti.
Definovaný predpoklad podnikateľského subjektu
Predpoklad podnikateľského subjektu, niekedy označovaný ako predpoklad samostatného subjektu alebo koncept ekonomického subjektu, je účtovná istina, ktorá uvádza, že finančné záznamy o každom podnikaní sa musia viesť oddelene od účtov jeho vlastníkov alebo iného podniku. Všetky príjmy plynúce z fungovania spoločnosti musia byť zaznamenané ako príjmy a všetky výdavky musia patriť výlučne podniku. Akékoľvek osobné náklady majiteľa by sa nemali prenášať na spoločnosť. Toto prísne dodržiavanie separácie umožňuje podniku hodnotiť z hľadiska ziskovosti a daní skôr presné finančné údaje, a nie zmätenú kombináciu osobných a obchodných financií. Aplikuje sa tiež na všetky podniky, aj keď je to legálne podnik a jeho vlastník z pohľadu rovnakého subjektu.
Právne a účtovné oddelenie
Podniky existujú v rôznych formách a každá štruktúra má svoje vlastné právne a daňové predpisy, ktoré sa na ne vzťahujú. Mnoho malých podnikateľov sa považuje za prechodné subjekty, kde podnik nie je zdaňovaný zo svojich príjmov, ale všetky príjmy sú „odovzdávané“ vlastníkom a sú zdaňované z výšky príjmu, ktorý podnik dosiahol. Medzi príklady prechodných subjektov patria živnostníci, spoločnosti S a spoločnosti s ručením obmedzeným (LLC). Avšak v rámci jediného vlastníctva sa na podnik a jednotlivého vlastníka pozerá legálne ako na jedného a toho istého. Všetky záväzky z podnikania, finančné aj právne, sa stávajú záväzkami vlastníka. Aj napriek tomu, že sa na právnické osoby pozeráme rovnako, musia stále udržiavať a vykazovať svoje osobné a obchodné financie osobitne.
Vyžaduje sa presné zaznamenávanie
Jednou z nevýhod koncepcie podnikateľského subjektu v účtovníctve je, že vlastníci spoločností musia byť veľmi opatrní pri vedení podrobných a presných finančných záznamov, najmä svojich výdavkov. Všetky osobné a obchodné výdavky sa musia viesť oddelene. To znamená, že by mali byť zavedené postupy na zabezpečenie toho, aby účtovné záznamy odrážali presné sumy výdavkov na základe účelu alebo percenta použitia. Napríklad, ak si vlastník firmy kúpi plyn do automobilu, ktorý osobne vlastní, pomocou osobnej kreditnej karty, ale tento benzín a auto použije na služobné cesty, potom by mal byť majiteľovi podniku uhradený poplatok za tieto náklady pomocou štandardnej kilometrovnej rýchlosti povolenej Interným úradom. Daňová služba (IRS). Ak si však majiteľ firmy vezme auto vo vlastníctve spoločnosti a použije svoju obchodnú kreditnú kartu na nákup benzínu počas týždennej dovolenky,tieto výdavky by sa nemali zaznamenávať ako obchodné náklady do finančných záznamov spoločnosti, ale mali by sa brať ako osobný výber.
Správa podnikových divízií alebo viacerých spoločností
Ďalším príkladom podnikateľského subjektu, ktorý si vyžaduje samostatné účtovníctvo, je prípad, keď existujú odlišné rozdelenia v rámci spoločnosti alebo keď jednotlivec vlastní viac ako jeden podnik. Ak sa vaše podnikanie rozrastie, môžete mať príležitosť expandovať nad rámec svojich súčasných prevádzok. Môžete sa rozhodnúť vytvoriť v spoločnosti samostatnú divíziu, ktorá bude vybavovať túto novú obchodnú príležitosť. Aby bolo možné sledovať finančné zdravie a fungovanie tohto segmentu spoločnosti, je dobré zaznamenávať všetky príjmy a výdavky oddelene od ostatných častí spoločnosti. To sa dá dosiahnuť využitím „tried“ v rámci účtovníckeho softvéru, ako je napríklad QuickBooks. Z daňových a právnych dôvodov rozdelenie stále spadá pod hlavnú spoločnosť, ale samostatné účtovníctvo vám umožní nezávisle vyhodnotiť jej finančné zdravie.
Podobne, ak vlastník firmy vedie viac ako jednu spoločnosť, pre každý podnik by sa mal zachovať samostatný predpoklad entity. Aj keď je vlastník rovnaký, spoločnosti sa môžu rozsahom a veľkosťou veľmi líšiť a všetky transakcie by sa mali zaznamenávať osobitne.