Ako postupovať pri plánovaní projektu v programe Excel

Microsoft Excel môže ponúknuť to, čo sa pre osamelého používateľa javí ako úlohy - vytváranie tabuliek, navrhovanie faktúr, vykonávanie výpočtov. Možno však nájdete Excel ako ideálny spôsob spolupráce s ostatnými pri plánovaní projektu, sledovaní dôležitých obchodných funkcií v akomkoľvek okamihu a vytváraní plánov do budúcnosti. Excel vás naštartuje tým, že ponúka rôzne šablóny, ktoré môžete prispôsobiť tak, aby vyhovovali potrebám projektu, takže nebudete musieť začínať úplne od nuly. Zistite, ako sa vaše projekty formujú v programe Microsoft Excel.

1

Spustite program Microsoft Excel, kliknite na kartu „Súbor“ a vyberte možnosť „Nové“. Na obrazovke Dostupné šablóny kliknite na tlačidlo „Plány“.

2

Dvakrát kliknite na priečinok so súbormi „Obchodné plány“ alebo „Časové osi“ a prezrite si dostupné šablóny programu Excel. Vyberte si ten, ktorý najlepšie vyhovuje vášmu podnikaniu, ale nezabudnite, že budete môcť úplne prispôsobiť text, rozmiestnenie udalostí a ďalšie časti projektu. Po dvojitom kliknutí na šablónu plánu sa otvorí v okne tabuľky programu Excel.

3

Skontrolujte všetky nechcené prvky šablóny, ako sú polia na poznámky, grafika alebo časti časovej osi, ktoré pre svoj projekt nepotrebujete. Kliknite na každú z nich a stlačte kláves „Odstrániť“, aby ste ich odstránili.

4

Kliknite do prvého poľa alebo oblasti v rozvrhu a zadajte prvú časť projektu alebo miesto, kde sa momentálne nachádzate v procese projektu, napríklad „Kickoff Meeting“.

5

Prejdite do ďalšej časti plánu a zadajte ďalší míľnik alebo úlohu. Tu tiež môžete napísať meno zamestnanca spojené s touto časťou projektu a všetky poznámky, napríklad „Dokončené na 80 percent“ alebo „Volaný zákazník 1. 8. 2012“.

6

Pokračujte vo vypĺňaní hlavných bodov projektu do predpokladaného koncového bodu. Ak je to potrebné, ukážte, že body projektu sú úplné, kliknutím na bunku alebo políčko na časovej osi projektu a potom kliknite na ikonu „Farba výplne“ na páse kariet „Domov“. Ikona, ktorá vyzerá ako plechovka farby, ponúka rôzne farebné štvorce. Kliknutím na jeden zo štvorcov označte určité časy vo svojom rozvrhu, napríklad zelenou farbou pre dokončené časti projektu a červenou farbou pre oneskorené alebo oneskorené projekty.

7

Skontrolujte názov zástupného symbolu v šablóne. V týchto bunkách zvýraznite a nahraďte svoj vlastný text, vrátane dátumu a mena manažéra projektu, ak je to potrebné.

8

Kliknite na kartu „Súbor“ a vyberte možnosť „Uložiť ako“. Môže byť užitočné pomenovať súbor aj dátumom, aby ste vedeli, že ide o východiskový bod projektu. Kliknite na tlačidlo „Uložiť“. Počas celej životnosti projektu môžete súbor znova otvoriť a označiť niektoré položky ako úplné alebo neskoro, alebo dokonca pridať časti do projektu, a potom súbor znova uložiť s novým dátumom. Takto získate okamžitý a verzovaný pohľad na projekt vo všetkých jeho fázach.