ID zamestnanca je kód, ktorý používa zamestnávateľ na jednoznačnú identifikáciu ľudí pracujúcich v organizácii. Identifikačné čísla zamestnancov umožňujú efektívne a presné vedenie záznamov a pomáhajú chrániť dôverné informácie. Ak prevádzkujete malú firmu s niekoľkými zamestnancami, nemusí byť ID zamestnanca naliehavou záležitosťou, ale s rastom vašej firmy nadobúda väčší význam.
Prečo nie SSN?
Identifikačné číslo zamestnanca nie je to isté ako daňové identifikačné číslo alebo číslo sociálneho zabezpečenia (SSN), ktoré prideľuje federálna vláda. Aj keď sú SSN ďalšou užitočnou formou ID, mali by sa udržiavať v tajnosti a nemali by sa používať na každodenné vedenie záznamov. Zlodeji identity vyhľadávajú SSN, pretože jedinečne identifikujú občanov USA. Identifikácia zlodejov môže pomocou čísel sociálneho zabezpečenia vytvárať falošné identifikačné karty a iné podvodné dokumenty. Je to ťažšie s ID zamestnancov, pretože mimo interných záznamov spoločnosti sú nepoužiteľné.
Problém „John Smith“
S rastom vašej spoločnosti sa zvyšuje pravdepodobnosť, že zamestnáte viac ľudí, ktorí majú rovnaké meno, najmä pre bežné mená. Aj keď stredné mená a tituly, ako napríklad „doktor“, môžu pomôcť rozlíšiť ľudí, nie vždy to funguje. Systém jedinečných ID zamestnancov vám umožňuje identifikovať a zodpovedať ľudí, ktorí majú rovnaké meno.
Formát ID kódu
Keď vytvoríte identifikačný kód zamestnanca, jeho formát je výlučne na vás. Môže to byť číslo alebo kombinácia písmen, čísel a iných symbolov. Podnikateľ môže použiť ID na identifikáciu typu zamestnanca; napríklad „T“, za ktorým nasleduje niekoľko číslic, môže identifikovať túto osobu ako technika. Niektoré spoločnosti používajú schému postupného číslovania, v ktorej majú pracovníci, ktorí sa pripojili skôr, nízky počet a tí, ktorí boli prijatí do zamestnania neskôr, majú vyšší počet.
Centrálna kontrola identifikačných čísel
Je dôležité, aby vaša firma pridelila nové identifikačné čísla na jednom alebo centralizovanom mieste v spoločnosti, napríklad na oddelení ľudských zdrojov, alebo pre malé podniky, účtovníka alebo mzdovú osobu. Centralizovaním zodpovednosti sa znižuje pravdepodobnosť, že sa rovnaké číslo pridelí viac ako jednej osobe alebo že rovnaká osoba skončí s viacerými číslami. Pre hladko fungujúci účtovný systém je rozhodujúca jedinečnosť.
Viacúčelové ID
Je možné, že vaša organizácia môže používať jedno číslo zamestnanca na viac účelov. Napríklad neplatený stážista nemusí byť v mzdovom systéme, stále však potrebuje prostriedky, ako sú kľúče a prístup k počítaču. Ak vaša spoločnosť zamestná stážistu, môže si ponechať rovnaké číslo; nemusíte ich znova zadávať do svojho účtovného systému.
ID zamestnanca a databázy
ID zamestnancov pomáhajú zefektívniť vedenie počítačových záznamov znižovaním nadbytočných informácií. Napríklad súbor zamestnanca môže obsahovať ID zamestnanca, meno, adresu bydliska a telefónne číslo. Súbor na sledovanie času dovolenky môže mať iba identifikačné číslo a dátum dovolenky. Počítač tieto dva súbory spojí automaticky pomocou identifikačného čísla, vďaka čomu môžete v správe vidieť meno zamestnanca a jeho čas dovolenky.
ID zamestnanca vs.
Nezamieňajte si ID zamestnanca s ID zamestnávateľa (EIN). Posledne uvedený je kód pridelený federálnou vládou podnikom na daňové a spravodajské účely. Je to podobné ako číslo sociálneho zabezpečenia, pretože jednoznačne identifikuje spoločnosť. Každé podnikanie v USA, ktoré zamestnáva ľudí, potrebuje EIN.