Spoločnosť používa dokumenty na komunikáciu, uskutočňovanie obchodov a analýzu svojej produktivity. Obchodné dokumenty siahajú od krátkych e-mailových správ až po zložité právne dohody. Niektoré dokumenty pripravujú zamestnanci a vlastníci firiem, zatiaľ čo iné vypracúvajú profesionáli mimo spoločnosti, napríklad účtovníci a právnici. Pretože dokumenty poskytujú dôkaz o rokovaniach organizácie a je možné na ne odkazovať v nadchádzajúcich rokoch, je dôležité, aby boli dobre napísané.
E-maily a memorandá
Spolupracovníci zvyčajne používajú e-mail na vzájomné sprostredkovanie informácií. Pred rozšírením e-mailov sa pre vnútropodnikové správy používali memorandá. Poznámky sa stále používajú v situáciách, keď má správa sprevádzať konkrétny súbor, a v prípadoch, ktoré si vyžadujú viac súkromia ako e-mail.
Poznámka aj e-mail identifikujú odosielateľa a príjemcu a obsahujú predmet. Text je formátovaný do jedného alebo viacerých odsekov.
Obchodné listy pre vonkajšiu komunikáciu
Obchodné listy sa používajú na komunikáciu s jednotlivcami mimo kancelárie. Medzi príjemcov môžu patriť zákazníci, kolegovia v iných podnikoch, poskytovatelia služieb, odborníci v podnikaní, vládni úradníci a uchádzači o zamestnanie. Obchodný list je zvyčajne formátovaný blokovým štýlom, v ktorom sú všetky prvky písmena okrem hlavičkového papiera zarovnané k ľavému okraju.
Môže byť zaslaný e-mailom alebo doručený poštou. Ak je text odoslaný v e-maile, odosielateľ v spodnej časti e-mailu uvedie svoje meno, pracovnú pozíciu a kontaktné údaje.
Obchodné správy pre sprostredkovanie informácií
Obchodné správy poskytujú informácie vo formáte, ktorý je formálnejší a zvyčajne dlhší ako list. Správy pokrývajú rôzne témy, ako napríklad súlad s bezpečnosťou, údaje o predaji, finančné údaje, štúdie uskutočniteľnosti a marketingové plány. Môžu obsahovať štatistické údaje, tabuľky, grafy, obrázky, prípadové štúdie a výsledky prieskumov. Niektoré správy sú zverejnené v prospech investorov. Ak je prehľad pravidelný, napríklad mesačný prehľad predaja, pre pohodlie a porovnanie s predchádzajúcimi prehľadmi sa používa šablóna.
Transakčné dokumenty na obchodovanie s klientmi
Spoločnosť používa dokumenty na obchodovanie s klientmi. Z dôvodu úspory času môžu byť tieto dokumenty formátované vo forme formulára, napríklad objednávkového formulára, prepravnej stránky, faktúry alebo potvrdenky. Typy použitých transakčných dokumentov sa do istej miery líšia podľa povahy podnikania. Napríklad poisťovací agent generuje poistné aplikácie a poistné zmluvy, zatiaľ čo veriteľ používa žiadosti o pôžičku a hypotekárne dokumenty.
V niektorých oblastiach podniky uzatvárajú dohody a zmluvy s inými; tieto dokumenty môže vypracovať právnik spoločnosti.
Finančné dokumenty na riadenie podniku
Podnik používa finančné dokumenty, aby dodržal svoj rozpočet, pripravoval návrhy rozpočtu a podával daňové priznania. Tieto dokumenty zahŕňajú záznamy o príjmoch, výkazy miezd, zaplatené účty, bankové výpisy, výkazy ziskov a strát, súvahy a formuláre daňových výkazov. Tieto dokumenty môže pripraviť účtovník spoločnosti.
Majiteľ firmy používa tieto dokumenty na určenie finančného úspechu spoločnosti a na identifikáciu oblastí, ktoré sú neproduktívne. Vedúci oddelenia môže na prípravu návrhu rozpočtu použiť finančné dokumenty.