Ak chcete získať maximálny úžitok z informačného systému vašej spoločnosti, musíte využiť všetky jeho kapacity. Informačné systémy získavajú na dôležitosti spracovaním údajov zo vstupov spoločnosti a generovaním informácií, ktoré sú užitočné pre správu vašich operácií. Ak chcete zvýšiť efektivitu informačného systému, môžete pridať ďalšie údaje, aby boli informácie presnejšie, alebo ich môžete použiť novými spôsobmi.
Obchodné komunikačné systémy
Súčasťou riadenia je zhromažďovanie a distribúcia informácií a informačné systémy môžu tento proces zefektívniť tým, že umožňujú manažérom rýchlu komunikáciu. E-mail je rýchly a efektívny, ale manažéri môžu ešte efektívnejšie využívať informačné systémy ukladaním dokumentov do priečinkov, ktoré zdieľajú so zamestnancami, ktorí tieto informácie potrebujú. Tento typ komunikácie umožňuje zamestnancom systematicky spolupracovať.
Každý zamestnanec môže komunikovať ďalšie informácie vykonaním zmien, ktoré systém sleduje. Manažér zhromažďuje vstupy a posiela novo revidovaný dokument svojej cieľovej skupine.
Riadenie obchodných operácií
To, ako riadite činnosť svojej spoločnosti, závisí od informácií, ktoré máte k dispozícii. Informačné systémy môžu ponúkať úplnejšie a novšie informácie, čo vám umožní efektívnejšie prevádzkovať vašu spoločnosť. Informačné systémy môžete využiť na získanie nákladovej výhody oproti konkurencii alebo na odlíšenie sa ponúkaním lepších služieb zákazníkom. Údaje o predaji poskytujú informácie o tom, čo zákazníci kupujú, a umožňujú vám skladovať alebo vyrábať položky, ktoré sa dobre predávajú. S vedením z informačného systému môžete zefektívniť svoje operácie.
Rozhodovanie spoločnosti
Podnikový informačný systém vám môže pomôcť robiť lepšie rozhodnutia poskytovaním všetkých potrebných informácií a modelovaním výsledkov vašich rozhodnutí. Rozhodnutie zahŕňa výber postupu z niekoľkých alternatív a vykonanie zodpovedajúcich úloh. Ak máte presné a aktuálne informácie, môžete si vybrať s istotou.
Ak vyzerá viac ako jedna možnosť príťažlivo, môžete pomocou informačného systému spustiť rôzne scenáre. Pre každú možnosť môže systém vypočítať kľúčové ukazovatele, ako sú tržby, náklady a zisky, ktoré vám pomôžu určiť, ktorá alternatíva prináša najpriaznivejší výsledok.
Vedenie záznamov o spoločnosti
Vaša spoločnosť potrebuje záznamy o svojich činnostiach z finančných a regulačných dôvodov, ako aj na zisťovanie príčin problémov a prijímanie nápravných opatrení. Informačný systém ukladá dokumenty a histórie revízií, komunikačné záznamy a prevádzkové údaje. Trik na využitie tejto schopnosti záznamu spočíva v organizácii údajov a použití systému na ich spracovanie a prezentáciu ako užitočných historických informácií. Tieto informácie môžete použiť na prípravu odhadov a predpovedí nákladov a na analýzu toho, ako vaše kroky ovplyvnili kľúčové ukazovatele spoločnosti.