Nikto nemôže predvídať budúcnosť alebo to, ako vonkajšie udalosti a trhové podmienky ovplyvnia jeho schopnosť pokračovať v činnosti. Podniky sa však môžu pripraviť na udalosti mimo ich kontrolu. Pomocou postupu „čo keby“ organizácie vypracujú pohotovostné plány, ktoré sa niekedy nazývajú plány kontinuity činnosti, na identifikáciu neznámych scenárov, ktoré môžu ovplyvniť ich činnosť, ako sú zemetrasenia, požiare, násilie a ďalšie situácie a ako budú reagovať na jednotlivé scenáre.
Čo je pohotovostné plánovanie?
Núdzovou situáciou je čokoľvek, čo sa vyskytne mimo rozsahu bežných operácií, čo môže nepriaznivo ovplyvniť prevádzkovú schopnosť organizácie. Jednoducho povedané, pohotovostné plánovanie sa pripravuje a je neoddeliteľnou súčasťou pravidelného plánovania prevádzky. Pohotovostný plán je plánom riešenia neobvyklých udalostí. Bez ohľadu na veľkosť potrebujú všetky organizácie pohotovostné plány.
Prečo podnik potrebuje pohotovostné ciele?
Účelom pohotovostného plánu je umožniť organizácii čo najrýchlejší návrat k dennej činnosti po nepredvídanej udalosti. Pohotovostný plán chráni zdroje, minimalizuje nepríjemnosti zákazníkov a identifikuje kľúčových zamestnancov, pričom v rámci obnovy prideľuje konkrétne zodpovednosti. Napríklad ľudské zdroje môžu vypracovať plány evakuácie zamestnancov; podporovať programy zamestnaneckých výhod, ako napríklad zdravotná starostlivosť alebo odmeňovanie pracovníkov; alebo podľa potreby zamestnať dočasných pracovníkov.
Pohotovostné plány sú platné pre celú organizáciu aj pre jednotlivé oddelenia. Napríklad oddelenia informačných služieb majú zvyčajne plán obnovy po katastrofe na ochranu, obnovu a použitie firemných údajov vrátane počítačového hardvéru, softvéru a inštruktážnych príručiek.
Kto je zodpovedný za nepredvídané riziko?
Vyššie vedenie má celkovú zodpovednosť za pohotovostné plánovanie vrátane financovania prác na vypracovaní, testovaní a údržbe plánu. Mnoho organizácií menuje koordinátora alebo manažéra pohotovostného plánu, ktorý má celkovú zodpovednosť za vývoj a udržiavanie plánu. V malom podniku môže byť koordinátorom vlastník alebo manažér. Komunikuje so zamestnancami a trénuje ich v súvislosti s plánom a ich zodpovednosťou. Pravidelne testuje plán pomocou simulovaných situácií, aby identifikovala problémy a oblasti na zlepšenie a aktualizuje plán tak, aby odrážal zmeny v organizácii a technológii.
Do procesu plánovania sú tiež začlenené otázky zainteresovaných strán a regulačné požiadavky. Napríklad, ak sa do oblasti dostane hurikán, manažéri klientskych účtov by mali k dispozícii skript alebo kontrolný zoznam, ktoré by sa mohli použiť pri komunikácii s každým klientom.
Tipy na vypracovanie pohotovostného plánu
Vypracovanie pohotovostného plánu sa začína identifikáciou funkčných oblastí nevyhnutných pre obchodné operácie a potom nasleduje nasledovanie kľúčových krokov pre každú oblasť:
- Určte, ako by každá situácia, napríklad požiar alebo povodeň, ovplyvnila tieto kľúčové oblasti; aké kroky by sa podnikli; a zdroje potrebné pre každú z nich.
- Stanovte si ciele pre návrat k základným operáciám a návrat k úplnej normálnej prevádzke.
- Identifikujte každý požadovaný proces a zdokumentujte každý krok v procese, čo je potrebné urobiť, spolu so zamestnancami a ďalšími zdrojmi potrebnými na dokončenie práce.
- Vypracujte plány pre každú funkčnú oblasť a organizáciu ako celok a potom plány pravidelne testujte a vylepšujte.
- Na záver implementujte komunikačný a vzdelávací plán, ktorý zamestnancov informuje o zmenách a pripomína im ich úlohy a zodpovednosti.