Účtovné zápisy sa používajú v časovom rozlíšení na zaznamenanie mzdových výdavkov, ktoré vznikli v čase, keď sa výdavok stáva splatným. Na rozdiel od hotovostného účtovníctva, ktoré zaznamenáva platby, keď sú skutočne vykonané, časovo rozlíšené účtovné náklady sú povinné. V systéme časového rozlíšenia existuje niekoľko účtovných zápisov týkajúcich sa miezd. Dátum priradený k záznamu v denníku je založený na konci výplatného obdobia alebo na výplatnom termíne, v závislosti od toho, čo sa zaznamenáva.
Potrebné položky denníka miezd
Výsledkom záznamu miezd budú štyri typy záznamov. Jeden záznam zaznamenáva hrubú mzdu a záväzky vytvorené zrážkou. Druhý záznam zaznamenáva mzdové náklady zamestnávateľa, ako sú dane zo mzdy, dôchodkový plán zodpovedajúci príspevkom, splatné poistenie alebo dovolenka a ďalšie výhody, ktoré je potrebné zaúčtovať do nákladov. Tieto dva záznamy sú datované posledným dňom výplatného obdobia.
Tretí zápis do denníka zaznamenáva platbu celkovej čistej mzdy a súvisiace zníženie hotovosti. Tento záznam je datovaný do výplaty. Štvrtý záznam zaznamenáva platby mzdových záväzkov a súvisiace zníženie hotovosti. Táto položka je datovaná dňom splatnosti záväzkov.
Hrubá mzda a zadržaný vstup
Táto položka zobrazuje debet do mzdových nákladov ako celkovú hrubú mzdu. Po zadaní celkových mzdových výdavkov potom každý typ zrážky zaznamenáte ako kredit na splatný účet. Odpočítaním zrážkových čiastok od hrubej mzdy vznikne posledný riadok, v ktorom sa zobrazia čisté mzdy splatné zamestnancom.
Výdavky na mzdy 8 000,00 dolárov
FICA splatné 612,00 dolárov
Federálna zrážka splatná 1 200,00 dolárov
Zrážka štátu splatná 400,00 dolárov
Čistá mzda splatná 5 788,00 dolárov
Dane zo mzdy zamestnávateľa a ďalšie výdavky
Táto položka zaúčtuje na ťarchu rôznych účtov výdavkov na daň zo mzdy, ako napríklad FICA a poistenie v nezamestnanosti, a tiež pripíše príslušné záväzky.
Výdavky FICA 612,00 dolárov
Federálne výdavky na nezamestnanosť 48,00 dolárov
Výdavky na štátnu nezamestnanosť 432,00 dolárov
FICA splatné 612,00 dolárov
Federálna nezamestnanosť splatná 48,00 dolárov
Štátna nezamestnanosť splatná 432,00 dolárov
Čistá výplata v deň výplaty
Záznam na zaznamenanie čistých debetov Čistá mzda splatná a pripísanie hotovosti.
Čistá mzda splatná 5 788,00 dolárov
Hotovosť 5 788,00 dolárov
Úhrada mzdových záväzkov
V tejto položke zaúčtujete na ťarchu záväzkov, ktoré ukazujú zníženie splatnej sumy, a pripíšete na hotovostný účet, aby ste preukázali odstránenie hotovosti na platbu.
FICA splatné 1 224,00 dolárov
Federálna zrážka splatná 1 200,00 dolárov
Zrážka štátu splatná 400,00 dolárov
Federálna nezamestnanosť splatná 48,00 dolárov
Štátna nezamestnanosť splatná 432,00 dolárov
Hotovosť 3 304,00 dolárov