Rozdiel medzi kancelárskymi potrebami a daňovými výdavkami

Založenie a prevádzka podniku stojí peniaze, či už sú to náklady na spustenie, režijné náklady, mzdy alebo kancelárske potreby také jednoduché ako poznámkové bloky. Existujú tri hlavné druhy kategórií kancelárskych výdavkov, ktoré je potrebné vziať do úvahy: všeobecné kancelárske výdavky, kancelárske potreby a veľké kancelárske vybavenie, ako je nábytok. Keď spoločnosti pripravujú svoje dane z podnikania tak, aby dostávali odpočty, je potrebné s nimi správne zaobchádzať.

Všeobecné kancelárske náklady vs. spotrebný materiál

Všeobecné kancelárske výdavky súvisia s kancelárskymi prácami. Váš zoznam všeobecných kancelárskych výdavkov môže zahŕňať stolové a prenosné počítače a tablety, systémy kancelárskych telefónov a mobilné telefóny zamestnancov, účtovnícky softvér, webové služby a poplatky za internet. Medzi ďalšie prevádzkové náklady môžu patriť upratovacie služby a verejné služby.

Kancelárske potreby sú krátkodobé položky, ktoré je potrebné znovu naplniť alebo vymeniť. Inline Accounting radí, aby v závislosti od druhu podnikania zahŕňali atrament, toner, kávu, sponky, perá, vodu a kancelárske potreby vrátane tlačených faktúr. Za obchodné vybavenie sa považujú veľké predmety, ktoré stoja viac peňazí, napríklad kancelársky nábytok.

Obchodné výdavky vs. kapitálové výdavky

Kapitálové výdavky sú prostriedky, ktoré podniky používajú na získanie, údržbu a vylepšenie hlavných hmotných aktív. Tieto výdavky nastávajú, keď spoločnosti uskutočnia veľké investície, rozšíria svoje činnosti alebo začnú veľké projekty. Môže ísť napríklad o výstavbu nového skladu, inštaláciu novej strechy alebo nákup vozového parku.

Ide o inú kategóriu ako výdavky na podnikanie. Kapitálové výdavky slúžia na dlhodobé obchodné potreby, zatiaľ čo obchodné výdavky sú krátkodobejšie. Kapitálové výdavky nemožno úplne odpočítať rovnakým spôsobom ako kancelárske potreby a výdavky.

Všeobecné nariadenia o nákladoch na podnikanie IRS

Freshbooks vysvetľuje, že obchodné náklady, ako sú kancelárske potreby, je možné odpočítať z daňových priznaní, ak je podnik v prevádzke, aby dosiahol zisk. Obchodné náklady musia byť vo všeobecnosti „bežné a nevyhnutné“. Inými slovami, musia to byť očakávané náklady na vedenie typu podnikania a potrebné na každodennú a dlhodobú prevádzku.

Obchodné náklady musia byť oddelené od kapitálových výdavkov, výdavkov použitých na určenie nákladov na predaný tovar a osobných výdavkov. Všeobecne môžete odpočítať celkovú sumu akýchkoľvek obchodných nákladov, ak spĺňajú tieto „bežné a nevyhnutné“ kritériá a nejde o kapitálové náklady.

IRS má odlišné pravidlá pre domáce podniky. Títo vlastníci firiem musia rozlišovať medzi položkami, ktoré sa používajú výlučne na podnikanie, a tými, ktoré nie sú. Prenosný počítač, ktorý sa používa na školské práce detí, nemožno klasifikovať ako obchodný náklad. Ak sa však niekedy používa na podnikanie, je možné, že si budete môcť odpočítať časť určitých výdavkov.

Čo je na zoznamoch obchodných výdavkov

Podnik, ktorý sa nenachádza v domácnosti, môže byť schopný odpočítať rôzne obchodné náklady. Veľké spoločnosti môžu mať viac kvalifikovaných odpočtov ako malé. Zoznam obchodných výdavkov veľkej spoločnosti môže zahŕňať nájom, poistenie, prenájom vybavenia, bankové poplatky, poplatky za spracovanie miezd, programy zdravotnej starostlivosti a benefity zamestnancov a právne poplatky.

Mnohé z týchto spoločností môžu byť tiež schopné odpočítať mnohé z týchto nákladov. Firmy, ktoré zamestnávajú predajcov, môžu byť schopní odpočítať si náklady na služobné autá, cestovanie, ubytovanie a školenie. Podľa spoločnosti Ageras možno odpočítať aj ďalšie výdavky spojené s údržbou, opravami a uniformami.

Zoznam výdavkov na oprávnené kancelárie pre domáce podniky je trochu odlišný. V domácnosti musí byť oblasť využívaná výlučne na podnikanie. Tento zoznam výdavkov na podnikanie môže obsahovať časť daní z nehnuteľnosti a hypotekárnych úrokov z domu, samostatnú telefónnu linku používanú iba pre spoločnosť, poistenie, bezpečnostný systém, údržbu domu, údržbu a opravy.

Zníženie výdavkov na malé kancelárie

Ak si chce podnik uplatniť odpočítanie akýchkoľvek kancelárskych výdavkov, musí si ponechať potvrdenia o položkách. Keď podnik zaregistruje svoje daňové formuláre, odpočíta si od zisku kancelárske potreby. Takže spoločnosť, ktorá zarobí zisk 100 000 dolárov a utratí 15 000 dolárov za kancelárske potreby, má zisk 85 000 dolárov na daňové účely, pokiaľ neexistujú iné odpočty.

Všeobecné a administratívne náklady na podnikanie sú zvyčajne odpočítateľné v tom istom roku, v ktorom sú zaplatené. Existuje výnimka pre náklady, ktoré priamo súvisia so začatím nového podnikania; tieto sa musia kapitalizovať počas päťročného obdobia.

Existujú pravidlá, ako je možné odpočítať veci, ako sú výdavky na zábavu a darčeky pre klientov. Napríklad podnikatelia si môžu odpočítať 50 percent jedla klienta, ale je to obmedzené iba na jednu osobu; skupinové jedlá a večierky sa nepočítajú. Pri darčekoch od klientov je povolený odpočet 25 percent.

Odpočty výdavkov domácej kancelárie

Fyzický priestor domácej kancelárie je možné odpočítať jedným z dvoch spôsobov: zjednodušeným alebo štandardným. IRS popisuje odpočet zjednodušenej metódy ako „5 dolárov za meter štvorcový kancelárskeho priestoru do 300 metrov štvorcových“. Štandardná metóda je komplikovanejšia; sleduje skutočné výdavky a počíta konečné číslo na základe percenta domu, ktoré sa používa na podnikanie.

Ostatné odpočty výdavkov na domácu kanceláriu sa tiež počítajú ako percentá na základe kancelárskych priestorov alebo počtu najazdených kilometrov. Patria sem doprava, internetové služby, používanie telefónu a ďalšie položky.

Spôsoby kategorizácie výdavkov

Obchodné náklady možno ďalej rozdeliť do troch kategórií: pevné, variabilné a periodické. Fixné náklady zostávajú rovnaké, môžu sa však mierne zmeniť v určitom čase, napríklad roku. Zrejmým príkladom toho je mesačná splátka nájomného, ​​ktorá sa zvyšuje po 12 mesiacoch.

Variabilné výdavky nie sú konzistentné a môžu predstavovať najväčšie výdavky firmy. Vidno to na mzdových nákladoch, účtoch za energie, nákupoch zásob a uvedení nových produktov na trh. Pravidelné výdavky sú neočakávané a je ťažké ich naplánovať. Súčasťou je aj nutnosť prerobiť veľkú, nesprávnu objednávku, vymeniť počítačový systém alebo otvoriť novú kanceláriu.

Ako fungujú odpisy?

IRS umožňuje majiteľom malých firiem odpísať prvých 18 000 dolárov zaplatených za vybavenie zakúpené na obchodné účely iba v danom roku. Ak si podnik bežne každý rok kúpi toľko vybavenia, možno bude chcieť okamžite využiť celú daňovú úľavu.

Ak ide o variabilné alebo periodické náklady, vlastník firmy môže chcieť využiť odpisy. Jedná sa o zníženie hodnoty aktíva s odstupom času. Odpisy sú pre vlastníkov firiem odpočítateľné od dane a sú založené na vzorci IRS. Umožňuje osobe, ktorá podáva prihlášku, odpisovať nákupné náklady v priebehu času.

Niekoľko druhov kancelárskych výdavkov možno v súvahách klasifikovať ako dlhodobý majetok a môže sa odpisovať. Spoločnosti používajú dlhodobý majetok na získanie dlhodobého príjmu a tieto aktíva zostávajú v spoločnosti dlhšie obdobie. Príklady zahŕňajú služobné vozidlá, nábytok, počítače a stroje.

Užitočné zdroje pre registráciu daní

IRS má na svojej webovej stránke veľa informácií, ktoré môžu vlastníkom firiem pomôcť pri príprave daní. Publikácia IRS 535 o obchodných výdavkoch obsahuje pokyny pre témy, ktoré zahŕňajú výdavky na nájom, platenie zamestnancom, amortizáciu a vyčerpanie.

Tento formulár sa vzťahuje aj na Business Services Online, ktoré sponzoruje Správa sociálneho zabezpečenia. Business Services Online poskytuje možnosti registrácie online pre účtovníkov, CPA a ďalších zaregistrovaných agentov, ktorí spracúvajú určité daňové formuláre.