Počas predaja tovaru alebo služieb uzavrú kupujúci a predávajúci dohodu o obchodovaní a uskutočnení finančnej transakcie. Dohoda môže byť ústna alebo písomná a podmienky transakcie budú zaznamenané alebo doložené faktúrou a účtenkou. Faktúry a príjmové doklady sú zdrojové dokumenty pre účtovníctvo; faktúra sa nazýva aj zmenka. Faktúry a príjmové doklady sa používajú v účtovníctve na zaznamenávanie predajných transakcií a na zaúčtovanie požiadaviek a príjmových dokladov o platbe.
Faktúry poskytnuté predajcom
Faktúra je zmenka alebo žiadosť o platbu za predaj. Uvádza zoznam tovarov alebo služieb poskytovaných predajcom zákazníkovi spolu s cenami, kreditmi, zľavami, daňami a celkovou splatnou sumou. Môže tiež obsahovať informácie o úvere, číslo faktúry, meno predajcu a akékoľvek špeciálne predajné programy.
Napríklad veľa faktúr umožňuje kupujúcemu zaplatiť 30 dní a ponúka zľavu na platbu počas prvých 10 dní od dátumu vystavenia faktúry. Faktúra obsahuje obchodné kontaktné informácie predávajúceho vrátane obchodného mena, adresy, telefónneho čísla, faxového čísla a webovej adresy. Zahŕňa tiež kontaktné informácie na kupujúceho a dátum predajnej transakcie. Faktúry by sa nemali zamieňať s objednávkami, čo sú písomné žiadosti kupujúcich predávajúcim, ktoré oprávňujú na prepravu alebo dodanie tovaru so súhlasom s platbou.
Doklady o preukázaní, že platba bola vykonaná
Potvrdenie je dokumentácia o tom, že bola uskutočnená platba na dokončenie predaja. Vo väčšine prípadov slúži ako dôkaz o vlastníctve. Uvádza sa v ňom tovar alebo služby, ceny, kredity, zľava, dane, celková zaplatená suma a spôsob platby. Potvrdenia vo všeobecnosti obsahujú informácie o kupujúcich a predávajúcich v rôznych formátoch a v rôznej miere.
Napríklad nákupy v mieste predaja, ako napríklad nákup plynu pre auto na čerpacej stanici, majú úplné kontaktné informácie o predajcovi, ale obmedzené informácie o kupujúcom. Doklad o zaplatení je kupujúcim.
Emitenti a príjemcovia
Faktúry a potvrdenia generujú predajcovia, obchodníci a dodávatelia a vystavujú ich kupujúcim, zákazníkom alebo klientom. Účtovné oddelenia, pracovníci predaja a pracovníci zákazníckych služieb môžu zákazníkom vystavovať faktúry. Lekárske a zubné ordinácie vystavujú pacientom faktúry za poskytnuté služby. Čašník alebo servírka vystaví stravníkom v reštauráciách faktúru nazvanú účet alebo šek na jedlo, ktoré si objednajú.
Príjemcami potvrdeniek sú zvyčajne zákazníci, ale môžu to byť účtovníci alebo účtovníci, ako aj tretie strany, ktoré dostávajú potvrdenia ako dôkaz platby zákazníkom za finančné konanie.
Použitie faktúr a príjmových dokladov
Faktúry sa používajú na vyžiadanie platby od kupujúcich, sledovanie predaja, kontrolu zásob a uľahčenie dodávok tovaru a služieb. Faktúry sa tiež používajú na sledovanie očakávaných budúcich výnosov a na riadenie vzťahov so zákazníkmi ponúkaním výhodných platobných možností, ako sú predĺžené časové obdobia pre platby alebo zľavy za predčasné platby alebo hotovostné platby.
Doklady používajú kupujúci alebo zákazníci na preukázanie zaplatenia za položku, najmä v situáciách vrátenia, keď je tovar chybný alebo chybný.