Komunikačné problémy na pracovisku môžu mať negatívny vplyv na morálku, produktivitu a medzirezortné pracovné vzťahy. Ak nebudú prebiehajúce komunikačné problémy ponechané bez kontroly, môžu sa potenciálne znížiť do ziskov, zvýšiť obrat a viesť k chybám, ktoré negatívne ovplyvňujú verejný obraz spoločnosti. Uznanie a riešenie bežných problémov môže problémy vyrovnať skôr, ako sa im vymknú z rúk. Sledujte bežné komunikačné problémy na pracovisku a rýchlo ich vyriešte.
Neúplná komunikácia
Na pracovisku, kde dominujú rýchle odpovede prostredníctvom textu a e-mailu, môžu byť podrobnosti stratené, prehliadané alebo nepochopené. Nie je jasné, či na sériu otázok odpovedáte „áno“. Odpoveď „OK“ na otázku, či môžete skontrolovať dokument, nerieši otázku, kde sa dokument nachádza, aký druh kontroly je požadovaný alebo či je potrebné vrátiť úpravy.
Riešenie: Jasné a podrobné e-mailové požiadavky a odpovede komplexné a komplexné. Predtým, ako stlačíte Send, položte si otázku:
- Odpovedal som na každú otázku v plnom rozsahu?
- Bude mať príjemca po prečítaní môjho e-mailu nejaké nevyriešené otázky?
Za predpokladu, že niekto iný má loptu
Keď ste súčasťou skupinového brainstormingu, skupinového e-mailu alebo skupinového projektu, vždy existuje potenciál predpokladať, že niekto iný má danú úlohu. Keď každý predpokladá, že niekto iný vybavuje veci, lopta nevyhnutne spadne, čo vedie k osočovaniu, vine a zmeškaniu lehôt.
Riešenie: V každej skupinovej dynamike musí byť človek v mieste, ktorý na konci diskusie alebo debaty nastaví a objasní úlohy. Skupinový e-mail, ktorý objasňuje, kto čo robí a kedy zjednodušuje skupinové iniciatívy.
Zlyhanie vlastnej úpravy
Samočinná úprava je dobrá obchodná technika, ktorú je možné naučiť sa v písomnej aj ústnej forme. Ak neuvažujete o tom, čo sa chystáte napísať alebo povedať, môže to viesť k poruche v komunikácii, buď preto, že nesprávne artikulujete svoje myšlienky, alebo preto, že reagujete bez premýšľania, čo vedie k zraňovaniu pocitov a nedorozumeniam.
Riešenie: Predtým, ako stlačíte Send, skontrolujte obsah, pravopis, gramatiku a platnosť. Potom skontrolujte svoj tón a uistite sa, že príjemca nemôže nesprávne interpretovať vaše slová. Keď hovoríte vo vyhriatom prostredí, vyberte slová opatrne a aspoň raz ich prebehnite mentálnym filtrom, kým ich vyslovíte nahlas.
Byť nepripravený
Ak meškáte na schôdzku alebo sa blížite k určitému termínu a ste nepripravení, môže vás lákať ho pripraviť. Ak nie ste pripravení, môžu sa vyskytnúť chyby, nedorozumenia a dokonca aj nesprávne smerovanie projektu alebo úlohy.
Riešenie : Buďte organizovaní a pripravení. Ak nie ste, je lepšie si pripustiť, že potrebujete viac času, ako hodiť nápad o stenu a dúfať, že sa drží.
Používanie nesprávneho komunikačného nástroja
Sú chvíle, kedy je vhodný e-mail, a inokedy, keď je vhodnejší telefonický hovor alebo osobná schôdzka. Nesprávne posúdenie situácie a výber nesprávneho nástroja môže viesť k poruche v komunikácii a spôsobiť zmätok, nedorozumenie a zranené pocity.
Riešenie: Ak si každý deň vymieňate nezmyselné informácie, e-mail je v poriadku. Ak sa snažíte rozmotať nepríjemnú situáciu, ktorá je plná dezinformácií, telefonický hovor alebo relácia Skype umožňujú efektívnejšiu vzájomnú výmenu. Ak podávate zlé správy alebo vediete vážnu alebo spornú debatu, najlepšou voľbou je osobný prístup. Umožňuje vám čítať reč tela, merať temperament a nadviazať osobný kontakt.
Hovorím príliš veľa
Niekedy zdieľame, keď hovoríme, skôr ako si myslíme. Inokedy ohovárame a vymieňame si nevhodné informácie. Lenivosť niekedy vedie k nadmernému zdieľaniu alebo zverejneniu osobných alebo citlivých informácií - myslite na scenár, v ktorom omylom narazíte na „odpoveď všetkým“ alebo „postúpenie“ v e-mailovej konverzácii, v ktorej vy a váš kolega hovoríte o zákazníkovi hanlivo.
Riešenie: Zdôraznite potrebu dôvernosti na pracovisku, uskutočňujte citlivé stretnutia za zatvorenými dverami, zdržujte sa poskytovania vysoko dôverných alebo citlivých informácií do e-mailu a zastavte ohováranie.
Efektívna a efektívna komunikácia začína zhora nadol. Ak ešte nemáte zavedenú komunikačnú politiku pre osvedčené postupy, vytvorte si ju a použite ju na akcie zamerané na orientáciu a školenie zamestnancov. Zvážte tiež, že problémom, ktorý sa javí ako výsledok zlej komunikácie, môžu byť niekedy neúčinné obchodné postupy, zlá organizácia alebo nedostatočné zručnosti v oblasti riadenia času. Pred obviňovaním z komunikačných problémov posúdte ďalšie príčiny narušenia efektívnej prevádzky.