Ak podnik vyžaduje určité zručnosti alebo vybavenie, ale nemôže túto potrebu splniť interne, môže byť vydaná Žiadosť o ponuku. RFP pomáha podnikom komunikovať medzi sebou a podporovať zdravú konkurenciu. V závislosti na počte ponúk, ktoré chce podnik dostať, môže byť žiadosť o cenovú ponuku zaslaná niekoľkým podnikom alebo môže byť otvorená pre verejnosť pre akýkoľvek podnik, ktorý podá ponuku.
Žiadosť o návrh
Firmy a vládne agentúry vydávajú žiadosti o ponuku, ak potrebujú služby alebo vybavenie od iných firiem. Publikované v obchodných časopisoch, novinách alebo v online databázach môžu byť RFP zasielané priamo podnikom, konzultantom alebo neziskovým organizáciám, ktoré sú považované za schopné poskytovať špecifické služby alebo zariadenia uvedené na základe predchádzajúceho pracovného vzťahu alebo reputácie v danom odbore.
RFP komponenty
Žiadosť o návrh by mala jasne obsahovať popis potrebných služieb alebo vybavenia, ako je dokončenie projektu alebo splnenie konkrétneho počtu kusov materiálu alebo vybavenia. RFP by mal obsahovať rozsah projektu, výsledky, rozpočet a všetky medzníky a termíny. Ak požadujete materiál alebo vybavenie, RFP by mal okrem celkového počtu kusov poskytnúť aj rozpočet a dátum dodania. RFP by mala obsahovať aj konečný termín na predloženie návrhov a žiadosť o materiály, ako sú životopisy, rozpočtové odhady alebo zoznam použiteľných zručností a odborných znalostí. Uveďte kontaktné informácie o firme v prípade, že majú uchádzači ďalšie otázky.
Procesu ponúkania cien
Proces ponúk sa začína, keď je žiadosť o cenovú ponuku uvoľnená na verejné prezeranie. Spoločnosti a dodávatelia, ktorí majú záujem o splnenie RFP, by mali predložiť všetky požadované informácie do stanoveného termínu. Po uplynutí lehoty prechádzajú návrhy procesom kontroly, aby sa zistilo, či je kandidát pre projekt najvhodnejší. Firma kontaktuje víťazného uchádzača a začne pracovať na projekte.
Zoznamy ponúk
Podniky môžu vytvárať zoznamy ponúk, ktoré zahŕňajú nezávislých dodávateľov a ďalšie podniky so zručnosťami alebo skúsenosťami v odbore potrebnými na prácu na projektoch spoločnosti. Firmy môžu prijímať žiadosti o pripojenie sa k zoznamom ponúk od iných firiem alebo jednotlivcov, alebo môžu podniky pozvať ďalších, aby sa pripojili. Na udržanie zvládnuteľného zoznamu bude pravdepodobne potrebné, aby sa spoločnosti a dodávatelia každých pár rokov znova pripojili k zoznamu zaslaním novej žiadosti, alebo bude pravdepodobne potrebné aktualizovať svoj profil spoločnosti, aby bolo možné miesto v zozname odôvodniť.
Odpoveď na žiadosť o ponuku
Pri odpovedi na žiadosť o ponuku nezabudnite odpovedať na všetky otázky a dodať požadované materiály, ako sú životopisy, referencie, referencie zákazníkov, zoznam konkrétnych zručností a skúseností, počet zamestnancov a ďalšie položky, aby ste sa uistili, že máte nárok na kontrolu cenovej ponuky. Napríklad, ak RFP obsahuje maximálny limit stránky, zostaňte v rámci tohto limitu. Nezabudnite tiež dodržať všetky termíny žiadosti o ponuku, pretože väčšina firiem neprijme ponuku podanú po dátume splatnosti. Pripravte svoj návrh profesionálnym spôsobom a používajte jazyk vhodný pre odvetvie, v ktorom pracujete.