Každý podnik má spôsob, akým funguje a robí veci. Podniky a vedúci pracovníci spoločností bez jasných obchodných politík majú často podriadených pri rozhodovaní, ktoré nezodpovedá tomu, čo vedenie skutočne chce vidieť. Jasné, stručné a napísané plány obchodnej politiky pomáhajú každému podniku udržiavať konzistentnosť operácií a zbaviť vedenie vodcovskej potreby od nutnosti mikromanažmentu. Keď sa vytvárajú a používajú obchodné politiky, existuje štandardizácia toho, ako spoločnosť dodáva produkty alebo služby zákazníkom.
Čo je súčasťou obchodnej politiky?
Obchodná politika je súbor pravidiel definovaných vlastníkom alebo vedením spoločnosti. Niektoré zásady sú definované nariadeniami, napríklad federálnymi zákonmi o ochrane súkromia, zatiaľ čo iné sú navrhnuté vedením spoločnosti s cieľom zabezpečiť, aby sa veci diali podľa určitých štandardov. Obchodné politiky sa všeobecne nachádzajú v prevádzkovej príručke alebo v príručke pre zamestnancov. Aj keď rôzne podniky môžu mať odlišné politiky, každá obchodná politika má rovnakých sedem funkcií. Obchodná politika musí byť konkrétna, jasná, jednotná, primeraná, jednoduchá, inkluzívna a stabilná.
- Špecifické : Ak politika nie je konkrétna, implementácia sa stáva nekonzistentnou a nespoľahlivou. Napríklad: „Zamestnanci nemusia parkovať na parkovisku pre hostí.“
- Jasné : Obchodná politika nemá žiadne nejasnosti. Je napísaný v ľahko zrozumiteľnom jazyku. Napríklad: „Okamžité uvoľnenie z práce je výsledkom toho, že vodiči spoločnosti majú v zázname o jazde dva body.“
- Jednotné : Politika by mala byť štandardom, ktorým sa môže riadiť každý, od najvyššieho manažmentu po pracovníkov elektrárne. Napríklad: „Každý, kto vstúpi na stavbu, musí mať neustále nasadenú ochrannú čiapku, topánky a okuliare.“
- Vhodné : Obchodné politiky by mali byť relevantné pre organizačné ciele a potreby. Napríklad „Obvinenia z diskriminácie a sexuálneho obťažovania sa vyšetrujú s uplatnením disciplinárnych opatrení na základe zistení vyšetrovania.“
- Jednoduché : Politike musí rozumieť všetko, na čo sa v rámci podnikania vzťahuje. Napríklad „Zákaz fajčenia do 100 stôp od zváracích operácií označených maľovanými žltými podlahovými čiarami.“
- Inkluzívne : Obchodná politika nie je niečo dôležité pre malú skupinu v podnikaní, musí pokrývať široký rozsah a zahŕňať všetkých. Napríklad „Obchodné oblečenie sa vyžaduje vždy v kancelárii alebo na stretnutí s klientmi.“
- Stabilný : Týka sa to implementácie. Ak dôjde k incidentu, politika by mala byť stabilná tak, aby neexistovala nerozhodnosť pri jeho dodržiavaní. Napríklad „Mobilné telefóny nie sú povolené v konferenčnej miestnosti.“
Obchodná politika môže byť flexibilná pri zmene parametrov v obchode, priemysle alebo na trhu. Používanie týchto funkcií ako pomôcky pri vytváraní akejkoľvek obchodnej politiky pomáha vedúcim pracovníkom udržiavať v spoločnosti zhodnú štruktúru. Veľkým spoločnostiam pomáha byť úspešný v podnikaní a prispôsobiť sa spätnej väzbe od zamestnancov, spotrebiteľov a trhu.
Dôležitosť plánov obchodnej politiky
Obchodné politiky sú dôležité a ovplyvňujú všetko, od právnych záväzkov po spokojnosť zamestnancov a pozitívny verejný obraz. Pravidlá zaručujú, že každý je na rovnakej stránke, pokiaľ ide o očakávania určitých vecí. Podnik môže mať zásady týkajúce sa rôznych aspektov spoločnosti. Môžu existovať bezpečnostné politiky, politiky prijímania ľudských zdrojov a antidiskriminačné politiky. Môžu existovať aj také pravidlá, ktoré sa týkajú oblečenia zamestnancov, rozvrhov obedov, voľna a sviatkov. Ďalšie zásady sú relevantné pre zákaznícku skúsenosť, vrátane pozdravov zákazníkov, správy telefónnych hovorov a špecifík dodávania produktov.
Všetky tieto politiky vytvárajú pozitívne pracovné prostredie. Zamestnanci, ktorí sa pri práci cítia bezpečne pred úrazmi alebo diskrimináciou, sú šťastnejší a produktívnejší. Toto je dôležitý aspekt produktivity, ktorý musí brať do úvahy každý vlastník firmy. Ak majú zamestnanci konkrétne pokyny o obliekaní, plánovaní a požadovaní voľna, vyrovná to pole a ochráni zamestnancov pred zvýhodňovaním. Nastavuje dynamiku kancelárie a základ tímovej práce. Jednoduché organizovanie plánov vyžaduje prácu ako tím alebo aspoň zohľadnenie ostatných v tíme.
Pokiaľ ide o prevádzkové zásady a zákaznícke skúsenosti, je to nevyhnutné pre dôslednú prevádzku a schopnosť riešiť potenciálne problémy. Ak sa má politika riadiť po dodaní produktu, a to sa nestane, manažéri môžu zacieliť tento segment procesu na vyššiu návratnosť.
Založenie podnikovej kultúry
Ak sú politiky jasne stanovené v písomnom pláne, sú stanovené očakávania. To začína vytvárať firemnú kultúru toho, čo robiť, čo nerobiť a ako konať. Zamestnanci, ktorí dostanú očakávania v jasne načrtnutom formáte, sú schopní lepšie plniť tieto povinnosti a majú tendenciu odkláňať sa od „scenára“ menej často ako zamestnanci, ktorí sú zamestnaní v podnikoch, ktoré nemajú jasne napísané zásady.
Politiky samozrejme nič neznamenajú, ak vedenie tieto politiky nebude implementovať. Niektoré politiky, napríklad bezpečnosť a diskriminácia, majú právne dôsledky a priamo ovplyvňujú produktivitu a spokojnosť zákazníka. Ak manažér nebude vyžadovať, aby zamestnanci dodržiavali politiku šesťmesačného preskúmania po zakúpení, potom môže spoločnosť stratiť obchod a pre manažéra bude ťažšie začať s politikou presadzovania.
Napríklad Google má firemnú kultúru, ktorá je veľmi riadená zamestnancami, čo znamená, že rodičia môžu upravovať plány okolo hodín starostlivosti o deti; Majitelia psov môžu priviesť Fida do práce a zamestnanci môžu tráviť časť času osobnými projektmi, ktoré by chceli rozvíjať, nielen tým, čo im bolo pridelené. Jedná sa o veľkú flexibilitu, ktorá je načrtnutá pomocou veľmi jasných parametrov spoločnosti, aby zamestnanci vedeli, kde sú hranice. Výsledkom je, že Google je miestom, kde ľudia radi pracujú, a výsledkom tejto politiky je, že sa Google stal globálnym lídrom v oblasti technológií.
Školenie politiky zamestnanosti
Vedúci pracovníci v odbore musia školiť zamestnancov v oblasti obchodnej politiky. Každý zamestnanec by mal dostať príručku pre zamestnancov, ktorá obsahuje všetky zásady v jednom centrálnom dokumente. Aktualizácie by sa mali šíriť písomne ako dodatky k príručke. Ak by príručka zastarala, mala by sa revidovať, aby sa novo implementované zmeny integrovali do príručky pre zamestnancov.
Zamestnávatelia by mali tiež udržiavať príručku prístupnú prostredníctvom cloudu alebo online portálov, aby k nej mali zamestnanci prístup v prípade otázok. Vďaka tomu, že je k dispozícii online, neexistuje žiadny ospravedlnenie pre žiadneho zamestnanca, ktorý by povedal, že to nevedel.
Ale to nestačí. Zamestnávatelia by mali organizovať školenia zamerané na preskúmanie kľúčových politík. Mnoho firiem absolvuje školenie zamerané na inkluzivitu, ktoré pomáha zamestnancom lepšie pochopiť, aký typ jazyka alebo konania by sa dalo považovať za obťažovanie alebo diskrimináciu. Nepredpokladajte, že zamestnanci vedia, čo je správne od zlého. Vycvičte ich, aby to pochopili. To pomáha udržať podnik a zamestnancov pred právnymi problémami.
To isté platí, pokiaľ ide o operácie. Ak potrebujete, aby sa zamestnanci riadili konkrétnym textom v telefóne, skontrolujte ho spolu s nimi a zahrajte sa na ne. To platí aj pre osobné interakcie. Nepoužívajte iba kontrolu predajných procesov. Urobte si čas na preskúmanie potenciálnych problémov so zákazníckymi službami, aby boli zamestnanci lepšie školení na riešenie potenciálnych problémov počas dňa. Čím viac sa zamestnanec dokáže vyrovnať s problémami zákazníkov, tým menej je presmerovaný hore v rámci reťazca príkazov na vedenie. To umožňuje vedúcim podnikateľom sústrediť sa na stratégie rastu a rozvoja.
Porušenie obchodnej politiky
Je dôležité byť v súlade s každou obchodnou politikou. Dokonca aj niečo také jednoduché ako „každý pracovník mimo firmy bude mať tričko zastrčené“ vyžaduje správu. Ako už bolo uvedené, nemôžete si vybrať, kedy implementovať politiku. To vytvára zmätok a nepriateľstvo medzi zamestnancami, ktorí nevedia, ktorá verzia šéfa v daný deň príde.
Ak sú obchodné zásady implementované a dôsledne riadené, musíte vyvodiť zodpovednosť voči zamestnancom za ich porušenie. Pre správu by mal existovať proces alebo protokol, ktorý je vhodný pre akciu. To vám pomôže zdokumentovať, čo sa deje so zamestnancami, a určiť, či je niekoho zamestnanca potrebné prepustiť.
Napríklad ak sa uplatňuje zásada, že všetci muži musia nosiť kravatu a že všetky ženy musia mať pančucháče, procesom porušenia môže byť slovné varovanie, po ktorom nasleduje zápis do spisu zamestnanca. Opakované porušovanie by malo za následok ďalšie disciplinárne konanie, ako je probácia alebo dokonca pozastavenie. Na druhej strane, ak sa uplatňuje zásada, že na mieste musí byť neustále nasadená prilba, porušenie sa stane problémom bezpečnosti a vyžaduje okamžité kroky, vrátane napísania a odstránenia z miesta.
Politiky točiace sa okolo zákonností, ako je obťažovanie a diskriminácia, by si mali vyžadovať účasť právnych expertov, v prípade potreby orgánov činných v trestnom konaní a vyšetrovanie s cieľom zistiť pravdu. Jednotlivci môžu byť odlúčení a pracovné povinnosti môžu byť upravené až do vyšetrovania, ale streľba je zriedka vhodná pred ukončením vyšetrovania.
Dôležitosť vašej obchodnej politiky
Politiky a metódy implementácie, ktoré si zvolíte ako obchodného lídra, priamo ovplyvnia výkonnosť vašich zamestnancov. Niektorí vedúci pracovníci nechcú mať všetko v rigidnom formáte, zatiaľ čo iní radi implementujú konkrétne procesy v každej fáze prevádzkového procesu spoločnosti. Toto je rozhodnutie vlastníka firmy.
Majte na pamäti, že niektoré politiky a postupy sú navrhnuté tak, aby predchádzali právnym problémom, zatiaľ čo iné sú určené na budovanie imidžu, skúseností a kultúry spoločnosti. Vedúci podniku by si mal byť vedomý toho, ako politiky ovplyvňujú jeho tím. Ak sa dress code stáva problémom väčšiny zamestnancov, nová politika, ako napríklad neformálna piatková politika, by mohla zmeniť dynamiku kancelárie pozitívnym smerom. Ak neexistujú žiadne zásady týkajúce sa mobilných telefónov, ale zamestnanci trávia hodiny osobnými hovormi, textovými správami a sociálnymi médiami, mala by sa zaviesť a riadiť nová politika so školením na zvýšenie produktivity. Manažéri by mali pravidelne hodnotiť firemné politiky a ich efektívnosť pre úspešnosť podnikania.
Budovanie obchodných politík
Zavádzanie politík všeobecne začína tým, že vlastník firmy alebo jeho počiatočný vodcovský tím napíše príručku pre zamestnancov a obchodný plán s poslaním a víziou. Tím musí zvážiť, aké sú štandardné politiky regulované federálnymi a štátnymi predpismi. Niektoré regulované politiky zahŕňajú politiky ochrany súkromia, antidiskriminačné pravidlá, platby za prácu nadčas a za dovolenku a dokonca aj programy zdravotnej starostlivosti.
Väčšina podnikateľov nájde tieto regulované pravidlá medzi mnohými spoločnosťami podobné, aj keď sa niektoré spoločnosti rozhodli ísť nad rámec požadovaných politík. Potom existujú operácie a kultúrna politika. Patrí medzi ne obraz, ktorý vodcovia chcú, aby spoločnosť mala, a vnútorná firemná kultúra, ktorú sa snažia vybudovať. Obchodná politika môže definovať všetko od obliekania po fajčenie v práci.
Po vytvorení hlavných politík si musia obchodní lídri udržať prehľad o tom, ako zamestnanci a zákazníci na dané politiky reagujú. Ak má politika negatívny vplyv na celkovú produktivitu spoločnosti, je potrebné hľadať spätnú väzbu a zvážiť úpravy. To musí mať každý vedúci podniku ako svoju vlastnú politiku úspechu. Podniky sú premenlivé subjekty, ktoré sa neustále menia. Ak budete príliš rigidní, môže to mať za následok negatívny výkon a negatívne výsledky. Riešenie problémov s výrobou niekedy začína riešením obchodných politík.